AZAV-Zertifizierung in Berlin: Voraussetzungen, Vorteile und Praxisbeispiele

Die Kosten für eine AZAV-Zertifizierung variieren je nach Größe und Umfang des Bildungsträgers. Kleinere Anbieter (z. B. 1–5 Mitarbeiter, ein Standort) müssen insgesamt mit etwa im höheren vierstelligen bereich über den gesamten Zertifizierungszeitraum rechnen . Darin enthalten sind die Erstprüfung (Audit) und die Folgekosten für jährliche Überwachungsprüfungen während der Gültigkeit. Konkrete Angebote schwanken – häufig liegen die Gesamtkosten für 5 Jahre Zertifizierung . Größere Bildungsträger mit mehreren Standorten oder komplexeren Strukturen müssen entsprechend mit höheren Kosten rechnen (bis etwa 10.000 € oder mehr in Einzelfällen). Wichtig zu wissen: Die Zertifikatsverträge laufen in der Regel über 5 Jahre, Ein-Jahres-Zulassungen sind nicht vorgesehen . Tipp: Einige Bundesländer oder Stellen bieten Zuschüsse oder Beratungsförderungen an – erkundigen Sie sich, ob es in Berlin Förderprogramme zur Qualitätsberatung gibt (z. B. über IHK oder ESF-Förderungen).

Vom Projektstart bis zum Erhalt des AZAV-Zertifikats sollten Bildungsträger mehrere Monate einplanen. Die Vorbereitung – insbesondere der Aufbau des erforderlichen Qualitätsmanagement-Systems, der Dokumentationen und Prozesse – dauert erfahrungsgemäß etwa 2–3 Monate (bei kleinen Trägern) . Größere Einrichtungen oder solche ohne vorhandene QM-Struktur benötigen unter Umständen länger. Ist die interne Vorbereitung abgeschlossen, folgt die Auditierung durch eine Fachkundige Stelle (Zertifizierungsunternehmen). Terminfindung und Audit selbst können wenige Wochen in Anspruch nehmen. Wenn alle Anforderungen erfüllt sind, wird das Zertifikat ausgestellt – ab diesem Zeitpunkt kann der Träger offiziell gefördert Maßnahmenteilnehmer aufnehmen. Insgesamt kann – bei zügiger Vorbereitung – eine AZAV-Zertifizierung in unter 6 Monaten realisiert werden; oft ziehen sich Vorbereitung und Audit allerdings über ca. ein halbes Jahr hin. Wichtig: Nach der Erstzulassung finden jährlich Überwachungsaudits statt, die der Träger einplanen sollte (s.u. zur Gültigkeit).

om Projektstart bis zum Erhalt des AZAV-Zertifikats sollten Bildungsträger mehrere Monate einplanen. Die Vorbereitung – insbesondere der Aufbau des erforderlichen Qualitätsmanagement-Systems, der Dokumentationen und Prozesse – dauert erfahrungsgemäß etwa 2–3 Monate (bei kleinen Trägern) . Größere Einrichtungen oder solche ohne vorhandene QM-Struktur benötigen unter Umständen länger. Ist die interne Vorbereitung abgeschlossen, folgt die Auditierung durch eine Fachkundige Stelle (Zertifizierungsunternehmen). Terminfindung und Audit selbst können wenige Wochen in Anspruch nehmen. Wenn alle Anforderungen erfüllt sind, wird das Zertifikat ausgestellt – ab diesem Zeitpunkt kann der Träger offiziell gefördert Maßnahmenteilnehmer aufnehmen. Insgesamt kann – bei zügiger Vorbereitung – eine AZAV-Zertifizierung in unter 6 Monaten realisiert werden; oft ziehen sich Vorbereitung und Audit allerdings über ca. ein halbes Jahr hin. Wichtig: Nach der Erstzulassung finden jährlich Überwachungsaudits statt, die der Träger einplanen sollte (s.u. zur Gültigkeit).

Um die AZAV-Zertifizierung zu erlangen, muss ein Bildungsträger bestimmte Qualitätsanforderungen erfüllen, die in der AZAV-Verordnung definiert sind. Zentral ist der Nachweis eines funktionierenden Qualitätsmanagement-Systems (QMS) im Unternehmen . Praktisch bedeutet das: Der Träger braucht klare Prozesse zur Sicherung der Maßnahmequalität, z. B. Teilnehmerverwaltung, Dozentenauswahl, Planung, Evaluation und kontinuierliche Verbesserung der Angebote. Typische Kriterien sind unter anderem:

• Finanzielle und fachliche Leistungsfähigkeit: Der Bildungsträger muss wirtschaftlich stabil sein und über qualifiziertes Personal verfügen (fachkundige Dozenten, Verwaltung), um die Maßnahmen ordnungsgemäß durchzuführen .

• Kundenorientierung und Eingliederungsfähigkeit: Die Ausrichtung der Angebote muss darauf abzielen, die Teilnehmer erfolgreich in Arbeit oder Ausbildung zu integrieren. Der Träger braucht ein tragfähiges Konzept, wie er die Vermittlungserfolge seiner Absolventen unterstützt und nachverfolgt .

• Qualitätsmanagement und Dokumentation: Es muss ein internes QMS etabliert sein, das regelmäßige Kontrollen, Feedback und Weiterentwicklung beinhaltet . Dazu gehören z. B. Evaluationsbögen für Teilnehmer, regelmäßige Meetings zur Qualitätsverbesserung, Dokumentation von Abläufen und Ergebnissen etc.

4. Das Verfahren gliedert sich grob in zwei Stufen: Trägerzulassung und Maßnahmezulassung. Zunächst wird der Bildungsträger als Organisation zertifiziert. In dieser Phase prüft die Fachkundige Stelle (FKS) das Qualitätsmanagement des Trägers umfassend: Dazu gehören Dokumentenchecks (Qualitätshandbuch, Konzepte, Nachweise) und ein Audit vor Ort, bei dem der Auditor Abläufe und Umsetzung begutachtet. Wenn alle Anforderungen erfüllt sind, erhält der Träger das AZAV-Zertifikat (Trägerzulassung). Im zweiten Schritt können dann einzelne Maßnahmen (Kurse/Angebote) zugelassen werden. Für jede Weiterbildungs- oder Umschulungsmaßnahme, die mit Bildungsgutschein angeboten werden soll, müssen beim Zertifizierer die Daten der Maßnahme eingereicht werden – typischerweise Lehrplan/Inhalte, Dauer, Zielgruppe, Dozentenprofil sowie eine Kalkulation der Maßnahmekosten. Die FKS prüft, ob diese Maßnahme den AZAV-Kriterien entspricht (inhaltliche Schlüssigkeit, arbeitsmarktlicher Bedarf, angemessene Kosten etc.) und erteilt dann die Maßnahmenzertifizierung. Erst mit zugelassener Maßnahme und zugelassenem Träger kann eine Weiterbildung tatsächlich mit der Agentur für Arbeit abgerechnet werden . Nach erfolgreicher Erstzertifizierung laufen jährlich Überwachungsaudits ab: Ein Auditor besucht den Träger (meist einmal pro Jahr) und kontrolliert, ob die AZAV-Standards weiterhin eingehalten werden . Eventuelle Änderungen (z. B. neue Standorte, neue Angebote) müssen der Zertifizierungsstelle gemeldet und ggf. zusätzlich auditiert werden. Dieser kontinuierliche Prozess stellt sicher, dass die Qualität dauerhaft gewährleistet bleibt.

Die Trägerzulassung bezieht sich auf den Bildungsanbieter selbst (das Unternehmen bzw. die Institution), während die Maßnahmezulassung eine einzelne Bildungsmaßnahme (einen konkreten Kurs, Lehrgang oder eine Weiterbildung) betrifft. Vereinfacht: Erst muss der Träger als Organisation zertifiziert sein, danach werden die einzelnen Kurse genehmigt. Die Trägerzulassung stellt sicher, dass der Bildungsträger insgesamt zuverlässig und qualitätsfähig ist (siehe Voraussetzungen oben). Die Maßnahmezulassung prüft die fachlichen Details des konkreten Angebots – also ob z. B. der Lehrgang „Weiterbildung XY“ inhaltlich sinnvoll ist, arbeitsmarktlich verwertbar und kostentechnisch im Rahmen der Richtwerte liegt. Beide Zulassungen sind erforderlich, um mit der Agentur für Arbeit abrechnen zu können . Wichtig: Ohne Trägerzertifikat keine Maßnahmenzertifikate – ein Kurs allein kann nicht AZAV-gefördert werden, wenn der Anbieter nicht zugelassen ist. Umgekehrt berechtigt die Trägerzulassung allein noch nicht zur Abrechnung, solange die einzelne Maßnahme nicht ebenfalls zertifiziert wurde. In der Praxis beantragt ein Bildungsträger zuerst die Trägerzulassung. Ist diese erteilt, können kontinuierlich neue Maßnahmen bei der FKS eingereicht und zugelassen werden. Bestehende zugelassene Maßnahmen müssen bei inhaltlichen Änderungen oder nach Ablauf der Gültigkeit (siehe nächste Frage) erneuert werden.

Die AZAV-Zertifizierung ist zeitlich befristet. Eine Trägerzulassung wird in der Regel für 5 Jahre erteilt . Innerhalb dieser Zeit findet – wie erwähnt – jährlich eine Überprüfung (Überwachungsaudit) statt. Nach Ablauf der 5 Jahre muss der Träger sich einer Re-Zertifizierung unterziehen (vergleichbar einer erneuten Hauptuntersuchung), um weitere 5 Jahre zugelassen zu bleiben. Eine Maßnahmenzulassung hat eine kürzere Gültigkeit: Sie wird meistens für 3 Jahre erteilt . Das bedeutet, ein konkreter Kurs darf bis zu 36 Monate lang auf Bildungsgutschein angeboten werden, bevor er neu zugelassen werden muss. In einigen Fällen – etwa bei zeitlich begrenzten Projekten oder wenn in der Maßnahmezulassung anders angegeben – kann die Laufzeit auch kürzer sein. Verlängerung: Vor Ablauf der Gültigkeit sollte der Träger rechtzeitig die Verlängerung bzw. Neuzulassung beantragen. Die Fachkundige Stelle prüft dann, ob das Angebot noch aktuell und unverändert ist oder ob Anpassungen nötig sind (z. B. neue Lehrplaninhalte oder veränderte Kosten). Nach erfolgreicher Prüfung wird die Maßnahme für weitere bis zu 3 Jahre zugelassen. Fazit: Als Bildungsträger sollte man im Blick behalten, wann das AZAV-Zertifikat erneuert werden muss – für den Träger selbst alle 5 Jahre, für einzelne Maßnahmen alle 3 Jahre (spätestens).

Die AZAV-Zulassung wird nicht direkt von der Arbeitsagentur vergeben, sondern von unabhängigen Prüforganisationen, den sogenannten Fachkundigen Stellen (FKS). Diese Zertifizierungsunternehmen sind von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) autorisiert, AZAV-Prüfungen durchzuführen . In Deutschland gibt es eine Reihe anerkannter FKS – z. B. TÜV Rheinland, DEKRA, GUTcert, Hanseatische Zertifizierungsagentur, CertEuropA und weitere. Ein Bildungsträger schließt mit einer solchen Stelle einen Vertrag über die Zertifizierung ab. Die FKS prüft dann alle Unterlagen, führt die Audits durch und stellt bei Erfolg die Zulassungsbescheinigung aus. Für Berlin gibt es keine eigene staatliche Stelle, die AZAV-Zulassungen erteilt – Berliner Träger wenden sich ebenfalls an die genannten (bundesweit tätigen) Zertifizierer. Die Kosten und Abläufe können zwischen den Anbietern leicht variieren, da es sich um privatwirtschaftliche Dienstleister handelt. Die Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht auf ihrer Website eine Liste aller zugelassenen Fachkundigen Stellen, aus der man wählen kann. Tipp: Es lohnt sich, mit mehreren FKS Kontakt aufzunehmen und ein Angebot einzuholen. Wichtig ist, dass die Stelle für den gewünschten Fachbereich akkreditiert ist (es gibt 6 Fachbereiche in der AZAV, etwa „Weiterbildung“, „Arbeitsvermittlung“, „Teilhabe behinderter Menschen“ etc.). In der Praxis sind die meisten Zertifizierer aber für alle gängigen Bereiche (Weiterbildung, Aktivierung usw.) zugelassen.

Nein. Ein Bildungsgutschein kann nur bei zugelassenen Bildungsträgern und für zugelassene Maßnahmen eingelöst werden . Ohne AZAV-Zulassung darf die Agentur für Arbeit keine Kosten für eine Maßnahme übernehmen. Das Gleiche gilt für den AVGS (Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein) – auch hier ist eine Trägerzertifizierung Pflicht. Gesetzlich ist das eindeutig geregelt: „Lerndienstleister der aktiven Arbeitsförderung […] benötigen eine Trägerzulassung gemäß AZAV.“ . In Berlin kontrollieren die Jobcenter und Arbeitsagenturen vor Bewilligung eines Gutscheins stets, ob der ausgewählte Bildungsträger AZAV-zertifiziert ist. Ist dies nicht der Fall, kann der Teilnehmer den Bildungsgutschein dort nicht einsetzen. Ausnahme: Angebote, die nicht über SGB III oder SGB II finanziert werden, können natürlich auch von nicht zertifizierten Anbietern stammen. Beispielsweise können Firmen interne Schulungen bei einem Trainer ohne AZAV buchen oder Privatpersonen aus eigener Tasche eine Weiterbildung bei einem nicht-zertifizierten Coach bezahlen. Diese Trainings werden dann aber nicht von der Agentur bezuschusst. Für öffentlich geförderte Qualifizierungen gilt strikt: ohne AZAV keine Förderung. Daher führt für professionelle Bildungsträger kaum ein Weg an der Zertifizierung vorbei, sofern man in den „geförderten“ Markt eintreten möchte.

ine AZAV-Zertifizierung gilt bundesweit. Da es sich um eine bundeseinheitliche Verordnung handelt, ist das Zertifikat nicht regional begrenzt. Ein in Berlin zugelassener Bildungsträger kann seine AZAV-Maßnahmen grundsätzlich auch in anderen Bundesländern anbieten – und umgekehrt können Träger aus anderen Regionen Teilnehmer aus Berlin per Bildungsgutschein aufnehmen. Wichtig ist allerdings die Standortfrage: Bei der Trägerprüfung werden üblicherweise die jeweiligen Schulungsstandorte begutachtet. Wenn ein Bildungsträger mehrere Niederlassungen (z. B. Berlin und Brandenburg) hat, müssen diese im Zertifizierungsprozess berücksichtigt werden. In der Zulassungsurkunde sind oft die Haupt-Niederlassung und gegebenenfalls weitere Standorte genannt, für die die Gültigkeit besteht. Eröffnet ein Träger neue Standorte, müssen diese der Fachkundigen Stelle gemeldet werden; je nach Umfang kann ein Erweiterungsaudit nötig sein, um auch dort die AZAV-Standards zu bestätigen. Abgesehen von diesen organisatorischen Punkten unterscheidet sich eine „AZAV in Berlin“ inhaltlich nicht von einer in München oder Hamburg – die Maßstäbe und Prüfkriterien sind bundesweit einheitlich durch SGB III und die AZAV geregelt. Für Berliner Bildungsträger bedeutet das: Man kann sich bei jeder akkreditierten Zertifizierungsstelle in Deutschland zulassen lassen und die Zertifizierung später überall einsetzen. Es gibt keinen separaten „Berliner AZAV-Schein“ – wohl aber landesspezifische Förderprogramme, die zusätzlich genutzt werden können (siehe nächste Frage).

Die AZAV-Zertifizierung bringt eine Reihe von praktischen und strategischen Vorteilen:

• Zugang zum geförderten Bildungsmarkt: Erst mit AZAV-Zulassung darf ein Bildungsträger Teilnehmer mit Bildungsgutschein, AVGS oder QCG-Förderung aufnehmen. Diese öffentlichen Finanzierungshilfen eröffnen einen großen Kundenkreis, insbesondere in Berlin mit vielen Arbeitssuchenden. Ohne AZAV würde man diesen Markt völlig verpassen.

• Teilnahme an Ausschreibungen: Öffentliche Stellen (Arbeitsagenturen, Jobcenter, Kommunen) schreiben Projekte und Maßnahmen aus – etwa Trainingsmaßnahmen für spezielle Zielgruppen. Nur zertifizierte Träger können sich auf solche Ausschreibungen bewerben . AZAV verschafft also Wettbewerbsvorteile bei öffentlichen Aufträgen.

• Qualitätssiegel und Image: Ein AZAV-Zertifikat signalisiert, dass der Träger nach geprüften Qualitätsstandards arbeitet. Dies stärkt das Vertrauen von Kunden, Unternehmen und Kostenträgern. Auch außerhalb der Arbeitsagentur gilt AZAV als anerkanntes Gütesiegel in der Weiterbildungsbranche. Beispielsweise verlangen manche Arbeitgeber, die eine Weiterbildung für Mitarbeiter finanzieren, ebenfalls einen AZAV-Träger, weil sie sicher sein wollen, dass der Anbieter seriös ist.

• Interne Optimierung: Der Zertifizierungsprozess zwingt dazu, die eigenen Abläufe zu professionalisieren (Qualitätsmanagement, Evaluation etc.). Viele Bildungsträger berichten, dass sie durch AZAV besser organisiert sind – klare Prozesse, definierte Verantwortlichkeiten und regelmäßiges Feedback verbessern die Effektivität der Bildungsarbeit. Langfristig führt dies zu höherer Kundenzufriedenheit und Vermittlungsquote, was wiederum den Ruf steigert.

• Anerkennung in anderen Programmen: Wie oben erwähnt, wird eine AZAV-Zertifizierung auch in verwandten Förderkontexten anerkannt. So erleichtert eine AZAV-Zulassung beispielsweise die Anerkennung als Träger für Integrationskurse beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und wird im Programm Bildungsprämie des Bundes als Nachweis herangezogen . Der Träger kann sein Portfolio also breiter aufstellen.

Kurz gesagt: Die AZAV-Zertifizierung ist nicht nur eine Pflicht für geförderte Bildung, sondern auch eine Chance. Gerade in Berlin, wo Weiterbildung eine zentrale Rolle bei der Arbeitsmarktintegration spielt, können Bildungsträger mit AZAV ihre Marktposition deutlich verbessern – sie erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen, heben sich qualitativ ab und tragen letztlich dazu bei, dass mehr Menschen erfolgreich qualifiziert und in Jobs vermittelt werden.